Manajemen Proyek : Monitor Stakeholder Engagement

Monitor Stakeholder Engagement

Monitor Stakeholder Engagement merupakan sebuah proses pemantauan hubungan projek stakeholder dan menyesuaikan strategi untuk melibatkan stakeholder engagement melalui modifikasi strategi dan rencana keterlibatan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan stakeholder engagement saat pengembangan proyek dan saat terjadi perubahan pada proyek.

Flow Monitoring Stakeholder Engagement

Monitoring Stakeholder Engagement terdiri dari 3 bagian utama, yaitu :

1. Input

Project Management Plan

Project Management Plan adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana suatu proyek akan dieksekusi, dimonitor atau dikontrol, dan diakhiri. Ini menyediakan informasi berharga untuk proses Kontrol Komunikasi seperti, namun tidak terbatas pada:

• Resource Management Plan
• Comunication Management Plan
• Stakeholder Engagement Plan

Project Document

• Issue Log

Issue Log yaitu dokumen yang mendokumentasikan semua masalah yang diketahui terkait dengan proyek dan pemangku kepentingan.

• Leason Learned Register

Pengalaman dari proyek sebelumnya untuk evaluasi pada proyek yang saat ini sedang dikerjakan.

• Project communcations

Dokumen yang diberikan kepada stakeholder yang didefinisikan dalam komunikasi manajemen dan
stackholder plan

• Risk register

Daftar risiko yang diidentifikasi untuk proyek, termasuk yang terkait dengan keterlibatan dan interaksi
pemangku kepentingan, kategorisasi mereka, dan daftar tanggapan potensial.

• Stakeholder Register

Merupakan penyedia daftar proyek stakeholder dan informasi apa pun yang diperlukan

Work Performance Data

Data yang berisi tentang status stakeholder engagement mana yang mendukung kegiatan proyek tertentu dan jenis keterliban mereka.

Enterprise Environmental Factors

Merupakan sebuah proses dalam management komunikasi yang berkaitan erat dengan berbagai faktor lingkungan perusahaan, ini ada karena struktur dari sebuah organisasi akan dapat memberikan dampak terhadap bentuk komunikasi yang dibutuhkan dalam pengerjaan projek. Faktor tersebut meliputi :

• Budaya organisasi, iklim politik, dan kerangka kerja tata kelola
• Kebijakan administrasi kepegawaian
• Batas risiko stakeholder
• Saluran komunikasi yang didirikan
• Tren, praktik, atau kebiasaan global, regional, atau lokal
• Distribusi geografis dari fasilitas dan sumber daya

Organizational Process Asset

Kebijakan dan prosedur perusahaan untuk media sosial, etika & keamanan, kebijakan dan prosedur perusahaan untuk masalah, risiko, perubahan, manajemen data, persyaratan komunikasi organisasi, pedoman standar untuk pengembangan, pertukaran, penyimpanan, pengambilan informasi, dan informasi historis dari proyek serupa yang sebelumnya sudah dikerjakan.

2. Tools and Techniques

Berikut adalah segala peralatan serta teknik yang dibutuhkan dalam manajemen proyek :

Data Analysis

• Alternatives analysis

Alternatives analysis digunakan untuk mengevaluasi opsi menanggapi varian dalam hasil yang diinginkan dari keterlibatan stakeholder engagement.

• Root cause analysis

Root cause analysis digunakan untuk menentukan dasar alasan yang mendasari bahwa keterlibatan pemangku kepentingan tidak memiliki efek yang direncanakan.

• Stakeholder analysis

Stakeholder analysis membantu menentukan posisi kelompok pemangku kepentingan dan individu pada waktu tertentu dalam proyek.

Decision Making

Setidaknya proses pembuatan keputusan terhadap permasalahan dan solusi yang akan dipilih dapat dilakukan dengan 2 cara dibawah ini :

• Multicriteria decision analysis

Menentukan kriteria dan pertimbangan pemilihan stakeholder engagement yang tepat.

• Voting

Memilih respon ataupun tindakan terbaik setelah dilakukan voting atau pemungutan suara dan dipilih mana solusi yang paling banyak direkomendasikan.

Data Presentation

Merupakan sebuah matrix penilaian keterlibatan stakholder dalam kegiatan monitoring stakeholder engagement. Stakeholder engagement assessment matrix yaitu tingkat keterlibatan untuk masing-masing stakeholder.

Communication Skills

• Feedback

Feedback untuk memastikan bahwa pesan tersebut dapat diterima dan difahami oleh stekholder.

• Presentations

Memberikan informasi yang jelas kepada stekholder.

Data Analysis

• Active listening

Mengurangi kesalahpahaman atau miskomunikasi.

• Cultural awareness

Membantu manajer proyek berdasarkan perbedaan konsep stekholder dan anggota tim.

• Leadership

Mengkomunikasikan visi dan menginspirasi stekholder dalam mendukung pekerjaan dan hasil proyek.

• Networking

Memastikan akses keterlibatan stekholder, sudah tepat ataukah belum.

• Political awareness

Memahami strategi tentang organisasi, memahami siapa yang memegang kekuasaan dan pengaruh di arena ini, dan untuk mengembangkan kemampuan untuk berkomunikasi dengan para stekholder.

Meetings

Digunakan untuk membahas dan mengatasi masalah atau kekhawatiran apapun tentang keterlibatan stakeholder. Jenis pertemuan yang termasuk dalam proses ini adalah status meetings, standup meetings, retrospectives, dan lain-lain sesuai kesepakatan.

3. Output

Work Performance Information

Mencakup informasi tentang status stakeholder engagement, seperti tingkat dukungan proyek saat ini dan
dibandingkan dengan tingkat keterlibatan yang diinginkan seperti yang didefinisikan dalam matriks penilaian
stakeholder engagement, kubus stakeholder engagement, atau alat lainnya.

Change Requests

Permintaan perubahan dapat mencakup tindakan korektif dan preventif untuk meningkatkan efektivitas stakeholder
engagement.

Project Management Plan Update

• Resource management plan
• Communications management plan
• Stakeholder engagement plan

Project Documnet Update

• Issue log
• Lessons learned register
• Risk register
• Stakeholder register