Manajemen Proyek : Manage Stakeholder Engagement

Manage Stakeholder Engagement

Manage Stakeholder Engagement merupakan sebuah proses dalam berkomunikasi dan bekerja sama dengan stakeholder(pemangku kepentingan) agar dapat menemukan dan memenuhi kebutuhan serta ekspektasi mereka, mengatasi masalah mereka, dan juga untuk melibatan stakeholder dalam suatu proyek secara tepat.

Tiga Bagian Manage Stakeholder Engagemnet :

Input
Tools and Techniques
Output

Flow Manage Stakeholder Engagement

1. Bagian Input

A. Project Management Plan

Communication Management Plan

Merupakan metode, format, dan teknologi yang digunakan untuk komunikasi stakeholder.

Risk Management Plan

Merupakan perencanaan yang menjelaskan dan menggambarkan kategori risiko, selera risiko, dan format pelaporan yang dapat digunakan untuk mengelola keterlibatan stakeholder.

Stakeholder Management Plan

Merupakan penyedia panduan dan informasi tentang mengelola ekspektasi dari stakeholder.

Change Management Plan

Merupakan penjelasan dari suatu proses untuk mengirimkan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan pada suatu proyek.

B. Project Document

Change Log

Merupakan permintaan sebuah perubahan dan statusnya didokumentasikan dalam log perubahan dan
dikomunikasikan kepada stakeholder yang tepat.

Issue Log

Merupakan setiap masalah dari suatu proyek atau stakeholder didokumentasikan dalam issue log, seperti serta setiap item tindakan yang ditugaskan terkait dengan pengelolaan masalah.

Leason Learned Register

Merupakan suatu pelajaran yang dipelajari sebelumnya dalam suatu proyek dengan mengelola keterlibatan stakeholder yang dapat diterapkan pada fase selanjutnya dalam proyek untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses ini.

Stakeholder Register

Merupakan penyedia daftar proyek stakeholder dan informasi apa pun yang diperlukan untuk melaksanakan rencana keterlibatan pemangku kepentingan.

C. Enterprise Environmental Factors

Budaya organisasi, iklim politik, struktur tata kelola organisasi, kebijakan administrasi kepegawaian, threshold risiko dari stakeholder, channel komunikasi yang sudah mapan, tren, praktik, atau kebiasaan global, regional, atau lokal, dan distribusi geografis dari berbagai fasilitas dan berbagai sumber daya.

D. Organizational Process Asset

Kebijakan dan prosedur perusahaan untuk media sosial, etika & keamanan, kebijakan dan prosedur perusahaan untuk masalah, risiko, perubahan & manajemen data, persyaratan komunikasi organisasi, pedoman standar untuk pengembangan, pertukaran, penyimpanan, pengambilan informasi, dan informasi historis dari proyek serupa sebelumnya.

2. Bagian Tools and Techniques

A. Expert Judgement

Keahlian harus dipertimbangkan dari individu atau kelompok dengan pengetahuan khusus atau pelatihan dalam beberapa topik tergantung sebagaimana diperlukan untuk aktivitas yang dilakukan.

B. Communication Skill

Metode komunikasi diidentifikasi untuk masing masing stakeholder di dalam komunikasi management plan dan diterapkan selama kepentingan management stakeholder.

C. Interpersonal and Team Skills

Metode ini dapat dilakukan pada proses:

Conflict management: konflik diselesaikan tepat waktu
Culture awareness: perbedaan budaya dan persyaratan stakeholder
Negotiation: mencapai kesepakatan yang mendukung pekerjaan proyek
Observation/conversation: menjaga tetap berhubungan dengan pekerja dan tim proyek
Political awareness: memahami hubungan kekuasaan pada suatu proyek.

D. Ground Rules

Merupakan aturan dasar yang digunakan untuk mengatur perilaku anggota tim proyek dan stakeholder lainnya.

E. Meetings

Digunakan untuk membahas berbagai kepentingan dan keperluan, agar dapat mengatasi masalah atau kekhawatiran apapun tentang keterlibatan stakeholder.

3. Bagian Output

A. Change Request

Perubahan pada ruang lingkup proyek dapat saja muncul dan semua perubahan akan diproses melalui proses Perform Integrated Change Control.

B. Project Management Plan Updates

Setiap perubahan rencana manajemen proyek yang akan diterapkan, harus melewati proses kontrol perubahan organisasi melalui permintaan perubahan terlebih dahulu.

C. Pembaruan Dokumen Proyek

Beberapa dokumen yang harus diperbarui yaitu:

Change log : diperbarui berdasarkan permintaan perubahan.
Issue log : pengembangan dan entri log masalah.
Lessons learned register : dapat diperbarui dengan pendekatan yang efektif atau tidak efektif.
Stakeholder register : diperbarui dengan informasi terbaru yang diberikan kepada stakeholder tentang masalah yang telah terselesaikan, perubahan yang disetujui dan status proyek umum.